Bedienung & Suche
Verbesserte Bedienung mit Ordnerauswahl per Typeahead und neuen Filtern für Sende- und Empfangsdatum, Lesestatus und Kategorien.
Outlook-Regeln reichen nicht aus.
Das holistic mail workflow center h mwc automatisiert und zentralisiert Mail-Workflows in Microsoft 365 – im Kundennetz betrieben, revisionssicher und flexibel erweiterbar.
Im Kundennetz betrieben Revisionssicher Erweiterbar
Mehr
Möglichkeiten
für komplexe
Mail-Workflows.
Mit Version 2.0 wird hmwc einfacher zu bedienen, flexibler in der Verarbeitung und effizienter im laufenden Betrieb.
Weiterleitung & Aktionen
Mails mit individuellem Betreff und Bodytext weiterleiten oder automatisiert löschen.
Regeln & Rollen
Regular Expressions als Rule Conditions und ein erweitertes Rollen- und Berechtigungsmodell.
Performance & Monitoring
Schnellere Verarbeitung durch Delta Graph Queries und Monitoring-Anbindung über OpenTelemetry.
Neue Möglichkeiten für Ihre Mail-Workflows. Sprechen Sie mit uns über konkrete Einsatzszenarien.
Wo Outlook-Regeln an Grenzen stoßen
Regelumfang
Begrenzte Regelmöglichkeiten
Outlook-Regeln stoßen bei komplexen Mail-Workflows schnell an funktionale Grenzen und lassen sich ohne h mwc nicht erweitern.
Governance
Keine zentrale Verwaltung
Regeln werden in einzelnen Postfächern oder Shared Mailboxen verteilt gepflegt und lassen sich ohne h mwc nicht zentral kontrollieren.
Compliance
Fehlende Revisionssicherheit
Manuelle Aktionen, gelöschte Mails oder verschobene Anhänge sind ohne h mwc nicht nachvollziehbar dokumentiert.
Nur mit laufendem Outlook
Clientseitige Ausführung
Outlook-Regeln werden nur ausgeführt, wenn der Outlook-Client läuft. Ist kein Client geöffnet, bleiben diese Verarbeitungsschritte ohne h mwc aus.
Zentrale Mail-Workflows statt Insellösungen
Zentrale Steuerung
Zentral verwalten
Server-basierte zentrale Verwaltung aller Mailbox-Regeln statt verteilter Lösungen in einzelnen Postfächern.
Nachvollziehbarkeit
Revisionssicher arbeiten
Mail-Prozesse nachvollziehbar und kontrolliert ausführen statt auf lokale Benutzeraktionen zu vertrauen.
Transparenz
Transparenz statt Blackbox
Workflows wie Weiterleitung, Ablage und Logging transparent steuern und dokumentieren.
Mail-Workflows nach Bedingungen und Aktionen steuern
Workflows prüfen eingehende Mails anhand definierter Bedingungen und führen automatisch die passenden Aktionen aus.
1. Bedingungen erfüllen
- Absender = Lieferant
- Betreff enthält „Rechnung“
- Anhang ist PDF
Regel-Trigger
2. Aktionen ausführen
- Anhang zentral ablegen
- E-Mail als erledigt markieren
Optionale Aktionen
- Antwort-Benachrichtigung senden
- Ticket im Follow-up-System erstellen
Weitere Aktionen
Weiterleitung an TeamAutomatische AntwortIn SharePoint ablegenVerarbeitung protokollierenZuständigkeit zuweisen
Es können beliebig viele Regeln und Schritte ergänzt werden.
hmwc -Standardfunktionen für echte Mail-Prozesse
Regelverwaltung
Regeln zentral verwalten
Regelwerke zentral definieren und verwalten, statt verteilt in einzelnen Outlook-Postfächern.
Berechtigungen
Rollen & Berechtigungen
Zugriffe und Funktionen sauber über Rollen und Berechtigungen steuern.
Bedingungen
Verteilung und Verarbeitung
Mails automatisch anhand von Absendern, Inhalten oder Anhängen verteilen und verarbeiten.
Ablage
Attachment-Ablage
Anhänge automatisch erkennen und in definierte Zielstrukturen ablegen.
Protokollierung
Protokoll & Logging
Alle Aktionen nachvollziehbar protokollieren und revisionssicher dokumentieren.
Shared Mailboxen
Shared-Mailbox-Steuerung
Shared Mailboxen zentral steuern und konsistent über Teams hinweg betreiben.
Typische Einsatzszenarien
Einsatzszenario
Anhänge automatisiert zentral ablegen
Ausgangslage
Anhänge sollen automatisiert nach Validierung einer Weiterverarbeitung zugeführt werden.
Mit h mwc
Korrekte und „falsche“ Anhänge werden identifiziert und gemäß Regelwerk abgelegt.
Ergebnis
Ein zuverlässiger, revisionssicherer Workflow ist installiert.
Einsatzszenario
Mail-Eingänge strukturiert prüfen
Ausgangslage
Eingehende Mails in zentralen Postfächern müssen manuell gesichtet und weiterbearbeitet werden.
Mit h mwc
Mails werden automatisiert erkannt und direkt an die passenden Prozesse übergeben.
Ergebnis
Weniger manuelle Routine, klarere Abläufe und bessere Steuerbarkeit.
Einsatzszenario
Mehrstufige Bedingungen abbilden
Ausgangslage
Einfache Outlook-Regeln reichen für komplexere Entscheidungslogik nicht aus.
Mit h mwc
Mehrstufige Regelketten werden zentral modelliert, automatisch ausgeführt und revisionssicher protokolliert.
Ergebnis
Komplexere Prozesse lassen sich zentral und revisionssicher abbilden.
Zuverlässig im Standard. Flexibel bei Sonderanforderungen.
hmwc deckt typische Mail-Workflows bereits im Standard ab und lässt sich über Plugins gezielt um kundenspezifische Anforderungen erweitern.
- individuelle Bedingungen
- Kundenspezifische Aktionen
- Integration in kundenspezifische Prozesse
Stoßen Sie mit Outlook-Regeln an Grenzen?
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Mail-Workflows zentral und revisionssicher abbilden. Für Unternehmen, die ihre Mail-Prozesse nicht länger in Outlook-Regeln und manuellen Abläufen verlieren wollen.
