Regelumfang
Begrenzte Regelmöglichkeiten
Outlook-Regeln stoßen bei komplexen Mail-Workflows schnell an funktionale Grenzen und lassen sich ohne hmwc nicht erweitern.
Outlook-Regeln reichen nicht aus.
Das holistic mail workflow center hmwc automatisiert und zentralisiert Mail-Workflows in Microsoft 365 – im Kundennetz betrieben, revisionssicher und flexibel erweiterbar.
Im Kundennetz betrieben Revisionssicher Erweiterbar
Wo Outlook-Regeln an Grenzen stoßen
Governance
Keine zentrale Verwaltung
Regeln werden in einzelnen Postfächern oder Shared Mailboxen verteilt gepflegt und lassen sich ohne hmwc nicht zentral kontrollieren.
Compliance
Fehlende Revisionssicherheit
Manuelle Aktionen, gelöschte Mails oder verschobene Anhänge sind ohne hmwc nicht nachvollziehbar dokumentiert.
Nur mit laufendem Outlook
Clientseitige Ausführung
Outlook-Regeln werden nur ausgeführt, wenn der Outlook-Client läuft. Ist kein Client geöffnet, bleiben diese Verarbeitungsschritte ohne hmwc aus.
Zentrale Mail-Workflows statt Insellösungen
Zentrale Steuerung
Zentral verwalten
Server-basierte zentrale Verwaltung aller Mailbox-Regeln statt verteilter Lösungen in einzelnen Postfächern.
Nachvollziehbarkeit
Revisionssicher arbeiten
Mail-Prozesse nachvollziehbar und kontrolliert ausführen statt auf lokale Benutzeraktionen zu vertrauen.
Transparenz
Transparenz statt Blackbox
Workflows wie Weiterleitung, Ablage und Logging transparent steuern und dokumentieren.
Mail-Workflows nach Bedingungen und Aktionen steuern
Workflows prüfen eingehende Mails anhand definierter Bedingungen und führen automatisch die passenden Aktionen aus.
1. Bedingungen erfüllen
- Absender = Lieferant
- Betreff enthält „Rechnung“
- Anhang ist PDF
Regel-Trigger
2. Aktionen ausführen
- Anhang zentral ablegen
- E-Mail als erledigt markieren
Optionale Aktionen
- Antwort-Benachrichtigung senden
- Ticket im Follow-up-System erstellen
Weitere Aktionen
Weiterleitung an TeamAutomatische AntwortIn SharePoint ablegenVerarbeitung protokollierenZuständigkeit zuweisen
Es können beliebig viele Regeln und Schritte ergänzt werden.
hmwc -Standardfunktionen für echte Mail-Prozesse
Regelverwaltung
Regeln zentral verwalten
Regelwerke zentral definieren und verwalten, statt verteilt in einzelnen Outlook-Postfächern.
Berechtigungen
Rollen & Berechtigungen
Zugriffe und Funktionen sauber über Rollen und Berechtigungen steuern.
Bedingungen
Verteilung und Verarbeitung
Mails automatisch anhand von Absendern, Inhalten oder Anhängen verteilen und verarbeiten.
Ablage
Attachment-Ablage
Anhänge automatisch erkennen und in definierte Zielstrukturen ablegen.
Protokollierung
Protokoll & Logging
Alle Aktionen nachvollziehbar protokollieren und revisionssicher dokumentieren.
Shared Mailboxen
Shared-Mailbox-Steuerung
Shared Mailboxen zentral steuern und konsistent über Teams hinweg betreiben.
Typische Einsatzszenarien
Einsatzszenario
Anhänge automatisiert zentral ablegen
Ausgangslage
Anhänge sollen automatisiert nach Validierung einer Weiterverarbeitung zugeführt werden.
Mit hmwc
Korrekte und „falsche“ Anhänge werden identifiziert und gemäß Regelwerk abgelegt.
Ergebnis
Ein zuverlässiger, revisionssicherer Workflow ist installiert.
Einsatzszenario
Mail-Eingänge strukturiert prüfen
Ausgangslage
Eingehende Mails in zentralen Postfächern müssen manuell gesichtet und weiterbearbeitet werden.
Mit hmwc
Mails werden automatisiert erkannt und direkt an die passenden Prozesse übergeben.
Ergebnis
Weniger manuelle Routine, klarere Abläufe und bessere Steuerbarkeit.
Einsatzszenario
Mehrstufige Bedingungen abbilden
Ausgangslage
Einfache Outlook-Regeln reichen für komplexere Entscheidungslogik nicht aus.
Mit hmwc
Mehrstufige Regelketten werden zentral modelliert, automatisch ausgeführt und revisionssicher protokolliert.
Ergebnis
Komplexere Prozesse lassen sich zentral und revisionssicher abbilden.
Zuverlässig im Standard. Flexibel bei Sonderanforderungen.
hmwc deckt typische Mail-Workflows bereits im Standard ab und lässt sich über Plugins gezielt um kundenspezifische Anforderungen erweitern.
- individuelle Bedingungen
- Kundenspezifische Aktionen
- Integration in kundenspezifische Prozesse
Stoßen Sie mit Outlook-Regeln an Grenzen?
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Mail-Workflows zentral und revisionssicher abbilden. Für Unternehmen, die ihre Mail-Prozesse nicht länger in Outlook-Regeln und manuellen Abläufen verlieren wollen.
